среда, 25 марта 2009 г.

Распределенные системы в малом бизнесе - Максим Еременко

Что такое распределенные информационные системы? Очень приближенно можно сказать так: это такая ИТ структура компании, когда часть или все сервера (а возможно и другие составляющие, например софт или хранилища данных) находятся далеко друг от друга (в разных офисах, разных компаниях, даже разных странах) и при этом частично или полностью дублируют функции друг друга. Естественно в умных книжках можно найти на много более полные и правильные определения, но я ставлю целью разжевать и донести эти понятия до неспециалистов в области ИТ.
Итак, что дает такая организация ИТ инфраструктуры компании?
Естественно, снижение рисков потери данных, в том числе и в результате техногенных или природных катастроф.

Во-вторых, более высокий уровень доступа к таким ресурсам. Т. е. при отключении самих серверов или каналов связи (Интернет) остаются доступными дублирующие сервера. Да, это дает увеличение стоимости оборудования и каналов связи. Но для малого и среднего бизнеса можно использовать максимально дешеные сервера либо вообще арендовать их у сторонних компаний в том числе и в других странах.

И вот мы подошли к третьему пункту. При вынесении серверов за пределы юрисдикции РФ мы значительно снизим юридические риски. То есть, в случае "наезда" на бизнес (не важно со стороны кого), заказных проверок лицензионности и т. д. сервера оказываются не доступны для блокирования их работы. Кроме того, даже в случае закрытия офиса компании можно (пусть и не в полном объеме) продолжить бизнес силами лояльных сотрудников, которые точно так же как и из офиса могут продолжить работу из дома или откуда угодно еще. А в условиях "мирной" жизни есть возможность по той же схеме часть сотрудников разместить дома. Это даст не только экономию на аренде офисов, технике и т. п., но и увеличит гибкость бизнеса, а так же позволит задействовать людей, которые не могут работать полный рабочий день (декретчики, инвалиды, студенты и т. п.).

понедельник, 16 марта 2009 г.

Коммуникации

Давайте посмотрим на эволюцию средств делового общения. Цепочка будет выглядеть примерно так:

Курьерская почта → Почтовая служба → Телефон и сотовая связь → Факс → Электронная почта → IM (быстрые сообщения) → VoIP и видеозвонки.


Казалось бы, каждая новая технология должна была заменять собой предыдущую, но очевидно, что курьерская почта и телефоны используются и по сей день.

В целом, все средства общения можно разделить на две группы:

Требуется мгновенный ответМгновенный ответ не требуется
Телефон, IM (ICQ, Gtalk), VoIP (Skype)Все виды почты, Факс



Телефон и VoIP


Основной плюс — мгновенность. Совершил звонок — получил ответ. А если на поиски ответа предстоит потратить время, то пользы от телефона мало. Часто, если звонят на мобильный, требуется записать информацию, а под рукой ничего нет. Стоит также отметить проблемы с передачей информации голосом, например интернет-адресов: думаю, всем знакомы фразы вроде «эс как доллар, цэ как русская эс» (на эту тему, кстати, есть забавный сайт). И ещё — телефонные звонки (при отсутствии специального оборудования) не оставляют следов, логов. То есть, то что мне четыре дня назад звонила Елена, я помню, а разговор во всех подробностях — уже нет. Однако, стоит отметить, что звонки по VoIP (например, Skype) будут дешевле обычной телефонной связи. А если речь идет о междугородних или международных звонках, то разница будет очень существенной. Это важно для нашей компании.

Очевидно, что зачастую телефон неэффективен. Как можно решить эту проблему?
Завести голосовой ящик, куда переадресовывать все неважные разговоры.



IM


Несомненно, мгновенные сообщения — полезная вещь. Однако и в этом случае, существуют такие проблемы, как разнообразие протоколов (Аська, Gtalk, Агент Маил.ру, MSN и т.д.), отсутствие нормального хранения логов и поиска по ним.

Решение существует.
Поставить Jabber. Он умеет хранить историю и контакты на сервере, поддерживает кучу сторонних протоколов.



Факс


Чтобы отправить факс обычно требуется:
1) подготовить документы (никаких скрепочек!)
2) позвонить и попросить принять факс, рассказать кому, про что и сколько листов
3) собственно отправить факс
4) перезвонить и узнать, все ли листы дошли в читаемом виде

Я убежден, что факс — это атавизм, вещь весьма бесполезная. Естественная ему замена — это электронная почта. Или сканер + электронная почта. Меня всегда удивляли недоверие к эл. почте и вера в юридическую силу документов присланных по факсу. Я поспрашивал знакомых юристов и узнал, что факсимильный документ может иметь юридическую силу только при взаимном соглашении сторон. То есть, данный вопрос следует заранее оговорить в договоре или доп. соглашении.

Эффективное решение:
не иметь факса.



Электронная почта


Итак, эл. почта, на мой взгляд, в общем остается лучшей системой для делового общения. Она сочетает в себе такие достоинства как практическая мгновенность, цитирование переписки, рассылка нескольким адресатам, предусматривает возможность ответа в свободное время и, наконец, позволяет передавать файлы.

Однако, стоит добавить, что не стоит один способ возводить в абсолют. Максимальную эффективность позволит получить комбинированное использование различных средств.


Итак, резюмируя все сказанное, могу предложить такую схему общения:

Электропочта — основная переписка, пересылка документов и файлов. Почту следует проверять каждые 15-30 минут. Столько же времени предполагать на ответ. Если ответ будет дан позже, об этом следует заранее предупредить кратким письмом. Плюс, использовать цитирование предыдущего разговора.

Skype (голос+чат) — для общения в распределенной команде. Результаты групповых совещаний записывать кратким текстом и рассылать участникам по эл. почте.

Телефон/Skype (голос) — для коротких и важных переговоров.


Такая система позволит эффективно распределять время и получать информацию о прошлых контактах из любого места.

Еще раз про цели

Продолжении темы про цели - интересна методика.

Хороший e-mail - 4 совета

13C9207E-2BCC-4412-80F5-4B9EFCF075E2.jpg
Сегодня электронная почта - это существенная часть нашей жизни. Я лично в день пишу не менее 20 писем. А сколько еще получаю..! И вот получаю-то как раз иногда очень удивительные экземпляры - там просто ничего не понятно - ни зачем писали, ни что мне с этим делать. И эти письма чаще всего остаются без ответа. А если мы сами такое письмо клиенту напишем? И он нас не поймет, не будет читать? Дальше я собрала 4 совета по написанию электронного письма так, чтобы на него отвечали:

1. Призывайте к действию. Единственное, что отличает письмо от романа - действие. Романом надо наслаждаться, в бизнесе нужно действовать.
Прежде чем отправлять письмо, спросите себя: "Мое письмо призывает что-то сделать? Если нет, то зачем я отправляю его?"

2. Пишите сразу самое главное. Очень часто мы пытаемся суть письма спрятать где-то в середине, между вступительной частью и заключением, два раза крупнее, чем сама основная мысль. Загадка и история опять эе хороши для романа, а вот для письма важна суть.
Прежде чем отправлять письмо, спросите себя: "Может ли адресат из названия и первой строчки письма понять, о чем это письмо? Если нет, то почему мне нужно, чтобы люди догадывались и читали дальше?"

3. Ничего не предполагайте. Если есть какие-то условия, при которых проект не будет успешным - пишите о них. Расскажите последовательно о ходе ваших размышлений. Не предполагайте, что кто-то что-то знает. И не рассчитывайте, что кто-то помнит все, что вы говорили.
Прежде чем отправлять письмо, спросите себя: "Полагаюсь ли я на то, что адресат знает или на то, что я предполагаю, что он знает? Я что-то случайно спрятала от читателя? Если так, почему я хочу рассказывать об этом позже?"

4. Думайте. Как часто вы получаете письма, в конце которых фраза "Что вы думаете по этому поводу?", а вместе с этим вам отправлена цепочка сообщений о чем-то. Это автор письма нам говорит "Я не считаю нужным объяснять вам, на какую тему вам стоит подумать". Когда вы пишите письмо, убедитесь в том, что вы объяснили читателю, что вы от него хотите и над чем он должен думать.
Прежде чем отправлять письмо, спросите себя: "Мое письмо говорит о моем мнении и дает читателям возможность ответить на него? Если нет, то зачем я хочу, чтобы читатели читали мои мысли?"

Да, и еще - в письме должна быть только одна мысль, действие, идея. Потому что, если вы напишите 2, то среагируют только на одну. Не знаю почему, но все время так происходит.

пятница, 13 марта 2009 г.

Куда мы катимся или еще раз про цели компании...

Не так давно Елена писала о том, что нужно видеть перед собой цели, нужно их отмечать и т.д. Но прежде, чем мы пойдем к цели, ее нужно поставить, и поставить правильно.

Из правил личной эффективности следует, что неправильно сформулированная цель ставит перед нами проблему, плохо мотивирует, ее трудно достигать. Когда мы строим свой бизнес и делаем новый проект, цели которые мы ставим перед компанией или командой - это почти наши цели. А точнее - совсем наши, просто представленные виде понятном всем.

Так что же нужно помнить про цели?
1. Цель должна быть сформулирована утвердительно, не имея отрицания.
2. Цель должна быть достижима и ее достижение должно быть под вашим контролем.
3. Должен быть определен контекст достижения цели.
4. Цель достижима при помощи имеющихся ресурсов.
5. Понятны препятствия и ограничения достижения цели.
6. Понятны первые шаги на пути к цели.

А самое главное, вам понятно, что усилия которые затрачены на достижение цели, стоят того.

Мир меняется...

Нашелся очень наглядный пример того, как развивается бизнес.

Вот такой был интерфейс операционной системы в 1981 году.
82A3B613-01D3-4F56-B061-C7A95D753EF9.jpg


И вот с таким я работаю сегодня.
ADF8C6E0-AD4B-49C4-A0D9-CAE1782B697D.jpg


Очевидно, что при таких изменениях во внешнем виде технологий, меняется и образ самых технологий, и мышление людей, которые ими пользуются.

Историю интерфейсов операционных систем можно посмотреть тут.

среда, 11 марта 2009 г.

Домашний офис исследователя: секреты эффективности

Коллега из социальной сети поделился интересной публикацией про работу дома со своего блога. Публикуем целиком.

Многие сотрудники НИИ работают дома и в библиотеках, а на рабочем месте появляются эпизодически. Для тех же, кто совмещает преподавание и исследования, работа дома становится неизбежной. Я сформулировал несколько практических рекомендаций, которые помогут сделать домашний труд исследователя наиболее эффективным.

1. Откажитесь от «диванных» исследований. Это правило, касающееся психологической установки исследователя. Нужно подходить к исследованию не как к досугу, а как к череде мини-проектов. Такой подход высоко оценят Ваши семьи. Подходить к исследованию как к проекту – значит ввести фактор ограничения времени и пространства исследования.

2. Ограничьте время. Обозначьте временные рамки работы. Например, два часа в день после работы. Ни секундой больше. Это позволит посвятить домашним и отдыху больше времени, а само исследование сделает продуктивнее.

3. Ограничьте пространство. Оборудуйте рабочее место. Для большинства людей, живущих в маленьких российских квартирах, удобным местом работы может быть спальня. НО зонируйте пространство, отгородив его мебелью или ширмой, выделив особыми цветами. Это позволит лучше разграничивать работу и частную жизнь.

4. Ограничьте действие. Не превращайте исследовательскую работу в рутину. Работайте в один момент над одним проектом. В этом случае вы не только добьётесь высокой продуктивности, но и будете чувствовать удовлетворение от работы. Сознание, что вы написали небольшую статью намного больше греет, чем сознание двух-трёх начатых и незаконченных исследований.

5. Составьте круг источников для мониторинга. Имеется в виду, что должен быть перечень журналов, сайтов библиографий, с которыми нужно постоянно знакомиться. Это внесёт порядок в поиск информации.

6. Найдите удобный способ хранения информации. Это большая тема, поэтому об этом очень кратко и примитивно. Не превращайте свои документы в кучу мусора в углу комнаты или в огромное множество неупорядоченных файлов. Я убедился, что лучший способ хранения – тотальная оцифровка. Но об этом напишу позже.

7. Продуктивно используйте случайные перерывы. Поездки в метро – отличное время для просмотра новых статей и монографий по своей теме. Просмотрел в метро – прочитал дома в течение первого часа работы – включил новую информацию в конспект лекции, программы семинаров. Просто эффективно.

8. Ловушки для идей. Работающие дома должны иметь под рукой блокнот и ручку. Можно также использовать диктофон. Записи нужно периодически расшифровывать, рассортировывая их по разным папкам в файловой системе компьютера. Системность оказывается важнее креатива. Недостаточно придумать хорошую идею: её нужно зафиксировать и внедрить в свои исследования и читаемые курсы.

9. Заведите урну. В противном случае лучшие идеи будут погребены в «братской могиле» многочисленных бумаг. Для научного работника – это лучший совет. Находить лучшее, избавляться от лишнего…

вторник, 10 марта 2009 г.

Работаем дома

712.jpgБольшинство новых проектов начинается дома. Многие долгое время там и живут. А работать дома совсем не так просто, как кажется. Потому как дома отвлечений больше, чем на работе, и больше шансов совсем ничего не успеть.

Мы решили собрать советы на тему, как лучше работать дома. Вот несколько первых:
1. Стоит завести два монитора. Меньше времени уходит на переключение окон, пролистывание и поиск. Я на одном мониторе держу почту и средства связи, а на другом - рабочие окна.
2. Поставьте себе цензора. Это вариант для FireFox. Очень помогает. Можно сделать график, можно отключить совсем. Мне кажется, что стоит отключать разные отвлекающие источники на время работы и включать всего пару часов в день.
3. Заведите себе простой список задач. Нужно, чтобы обязательно можно было ставить галочки и отмечать "Сделано, сделано, сделано!". Сложные системы планирования для личного использования могут быть лишними, потому что их правильное оформление только отнимет у вас время.

А как вы работаете дома?

пятница, 6 марта 2009 г.

ИТ для малого бизнеса

Максим Еременко, мой коллега по Профессионалам, написал гостевой пост про Информационные технологии в малом бизнесе. Мне очень понравилось, надеюсь, что вам тоже будет интересно.

За последние годы я видел десятки компаний Среднего и Малого Бизнеса (СМБ). И могу сделать один вывод - не достаточное внимание к ИТ инфраструктуре компании на старте выливается через некоторое время в довольно серьезные проблемы, от торможения роста до приостановки деятельности компании. Естественно я говорю не об IT-компаниях.

Причины такого положения дел вполне понятны - на старте просто не кому это все продумывать и предусматривать. При офисе в 5 рабочих мест (условно) нецелесообразно держать штатного системного администратора, чаще всего используют одноразовые консультации у родственников-друзей-знакомых, и то по факту появления каких то проблемм.

Итак, какие ИТ системы чаще всего требуются на первых этапах развития компании СМБ? И как с минимальными затратами (либо без оных) обеспечить их использование?
1. Электронная почта - основной канал связи на сегодняшний день. В качестве почтового сервера проще всего (и к тому же бесплатно) можно использовать сервис gmail.com от Google. Для компаний, у которых до 50 почтовых ящиков, использование сервиса бесплатное. Большое преимущество - у Gmail один из лучших антиспам-фильтров. Еще одно преимущество - возможность доступа к электроннной почте откуда угодно, от офисного компьютера до мобильного телефона или коммуникатора.

2. Бухгалтерия - к огромному сожалению реальных альтернатив 1С пока в России нет. Так что минимум один компьютер с Windows понадобится. Ну и соответственно лицензия на сам 1С.

3. Документооборот (Системы Электронного Документооборота) - в самом просто варианте можно использовать возможности все того же сервиса Gmail, где есть и средства коллективной работы, и возможзность хранить все документы компании в одном месте. Если нужны более продвинутые системы, то можно использовать открытые решения Alfresco или Nuxeo, которые позволят не просто разделить права доступа к документам и обеспечить хранение всех версий документа, но и сделать настоящий электронный документооборот (т. е. внутри компании не нужно будет бегать с бумажками на подпись, все эти процедуры можно автоматизировать). В результате занчительно сокращается время на поиск различных документов, а так же затраты времени на согласования и денег на бумагу и принтеры.

4. Офисные пакеты - чаще всего используют Microsoft Office. В большинстве случаев пиратский (я не беру старт-апы с достаточным бюджетом для покупки на каждое рабочее место программ на 15-30 тыс. руб.). Ну буду читать лекции про пиратсво и юридические риски с ним связанные. В большинстве случаев вполне достаточно использовать открытый офисный пакет OpenOffice.org. Большой плюс изначального использования такого решения - на первых порах все сотрудники будут работать на том, что есть. А вот потом если Вы попробуете внедрить открытые решения вместо пиратских - Вас ждет тяжелое противостояние со "старыми" сотрудниками" (неоднократно наблюдал такие ситуации).

5. CRM и/или ERP системы - далеко не все понимают их необходимость, особенно на этапе старт-апа. Так что пока отложим эту тему до более "зрелых" времен, хотя и тут есть варианты открытых систем.

Подведем итог: далеко не всегда продуманная и "лицензионно" чистая информационная система предприятия обязательно должна быть дорогой. Причем зачастую открытые решения дают больший функционал, чем их платные аналоги. Кроме того, использовав, например, вышеперечисленные решения, Вы не только экономите бюджет (это тема для отдельной статьи, так как при грамотном проектировании ИТ инфраструктуры можно экономить даже на аренде помещений) и снижаете юридические риски, но и закладываете прочный фундамент для дальнейшего развития компании.

среда, 4 марта 2009 г.

Кто сделал бизнес в кризис?

По совету Антона привожу примеры тех, кто начал бизнес в кризис. Факты исторические,

В 1923-24 году в США был резкий спад экономики, который уничтожил около 10 000 компаний. В это же время один известный человек рискнул и создал Disney Brothers. "Если вы мечтаете об этом, вы можете это сделать".

Через 15 лет во время великой депрессии в гараже начали работать Билл Хьюлет и Дейв Паккард.

в 1975 году 1/5 населения США покупает продукты по карточкам, количество банкротств достигает рекордного уровня, а два друга первый раз продают свой язык программирования и с этого начинается Майкрософт.

Вечером еще посмотрю.

Бизнес в кризис - плыть или не плыть?

С одной стороны все говорят, что сейчас очень трудно малым компаниям, что многие погибают. С другой стороны видно, что есть и новые возможности. Стоит ли сейчас начинать проект?

Начну с того, что если кто-то знает, когда кризис закончится - скажите, мы заморозим пару проектов и подождем. Но вот только боюсь, что никто ничего толкового скажет, потому как это явление непредсказуемое. Сидеть и ждать, что будет лучше - потерять идею, желание и быть не только не первым, но и не вторым и не третьим. Скорее всего, вообще не быть.

USA Today пишет, что сейчас слабеют конкуренты, клиенты ищут более дешевые решения, а большие компании часто отказываются от небольших клиентов, которые могут стать вашими клиентами. И поэтому именно сейчас стоит стать более дешевой и качественной альтернативой, стать аутсорсерами для большой компании, делать что-то новое, а самое главное - сейчас стоит стать агрессивными и показывать себя.

Business Week пишет, что сейчас проще искать хороших сотрудников, меньше ожидания по оплате. Ещи они пишут про снижение цен на рекламу (есть такое, потому что даже контекстная реклама в Google стала дешевле и они объявили акцию пробной рекламы на 1500 рублей за их счет).

Какие есть "против" организации бизнеса в кризис? - трудно найти финансирование (но в тоже время есть и идеи того, как сделать бизнес без вложений); - трудности поиска клиентов (это действительно самое трудное) - и сколько потому, что нет денег, сколько потому, что всем страшно, все боятся чего-то нового и стараются тихо сидеть и просто переждать.

Кроме газетных "за", есть и другие: - Если вас, не дай бог, сократили и нет возможности найти работу, то стоит попробовать заняться любимым делом, например, попробовать превратить хобби в деньги. - Сейчас все можно найти дешевле - не только людей, но и оборудование, ПО и все прочее. Да, в магазинах цены растут, но те, кто не выдержал удара, продают свои активы и делают это дешевле, чем магазины и прочие поставщики. - Многие продают свой бизнес, потому что не хотят бороться, а если у вас есть идея для развития, то можно купить что-то готовое и сделать конфетку. - Если ваш бизнес поможет кому-то сэкономить, то точно стоит начинать.

Кстати, если посмотреть истории успеха, то многие миллионеры сделали бизнес именно в депрессию.

И еще нужно обязательно помнить, что бизнес на 70% состоит из удачи и нужно просто рискнуть. А условия сейчас подходящие.