понедельник, 16 марта 2009 г.

Коммуникации

Давайте посмотрим на эволюцию средств делового общения. Цепочка будет выглядеть примерно так:

Курьерская почта → Почтовая служба → Телефон и сотовая связь → Факс → Электронная почта → IM (быстрые сообщения) → VoIP и видеозвонки.


Казалось бы, каждая новая технология должна была заменять собой предыдущую, но очевидно, что курьерская почта и телефоны используются и по сей день.

В целом, все средства общения можно разделить на две группы:

Требуется мгновенный ответМгновенный ответ не требуется
Телефон, IM (ICQ, Gtalk), VoIP (Skype)Все виды почты, Факс



Телефон и VoIP


Основной плюс — мгновенность. Совершил звонок — получил ответ. А если на поиски ответа предстоит потратить время, то пользы от телефона мало. Часто, если звонят на мобильный, требуется записать информацию, а под рукой ничего нет. Стоит также отметить проблемы с передачей информации голосом, например интернет-адресов: думаю, всем знакомы фразы вроде «эс как доллар, цэ как русская эс» (на эту тему, кстати, есть забавный сайт). И ещё — телефонные звонки (при отсутствии специального оборудования) не оставляют следов, логов. То есть, то что мне четыре дня назад звонила Елена, я помню, а разговор во всех подробностях — уже нет. Однако, стоит отметить, что звонки по VoIP (например, Skype) будут дешевле обычной телефонной связи. А если речь идет о междугородних или международных звонках, то разница будет очень существенной. Это важно для нашей компании.

Очевидно, что зачастую телефон неэффективен. Как можно решить эту проблему?
Завести голосовой ящик, куда переадресовывать все неважные разговоры.



IM


Несомненно, мгновенные сообщения — полезная вещь. Однако и в этом случае, существуют такие проблемы, как разнообразие протоколов (Аська, Gtalk, Агент Маил.ру, MSN и т.д.), отсутствие нормального хранения логов и поиска по ним.

Решение существует.
Поставить Jabber. Он умеет хранить историю и контакты на сервере, поддерживает кучу сторонних протоколов.



Факс


Чтобы отправить факс обычно требуется:
1) подготовить документы (никаких скрепочек!)
2) позвонить и попросить принять факс, рассказать кому, про что и сколько листов
3) собственно отправить факс
4) перезвонить и узнать, все ли листы дошли в читаемом виде

Я убежден, что факс — это атавизм, вещь весьма бесполезная. Естественная ему замена — это электронная почта. Или сканер + электронная почта. Меня всегда удивляли недоверие к эл. почте и вера в юридическую силу документов присланных по факсу. Я поспрашивал знакомых юристов и узнал, что факсимильный документ может иметь юридическую силу только при взаимном соглашении сторон. То есть, данный вопрос следует заранее оговорить в договоре или доп. соглашении.

Эффективное решение:
не иметь факса.



Электронная почта


Итак, эл. почта, на мой взгляд, в общем остается лучшей системой для делового общения. Она сочетает в себе такие достоинства как практическая мгновенность, цитирование переписки, рассылка нескольким адресатам, предусматривает возможность ответа в свободное время и, наконец, позволяет передавать файлы.

Однако, стоит добавить, что не стоит один способ возводить в абсолют. Максимальную эффективность позволит получить комбинированное использование различных средств.


Итак, резюмируя все сказанное, могу предложить такую схему общения:

Электропочта — основная переписка, пересылка документов и файлов. Почту следует проверять каждые 15-30 минут. Столько же времени предполагать на ответ. Если ответ будет дан позже, об этом следует заранее предупредить кратким письмом. Плюс, использовать цитирование предыдущего разговора.

Skype (голос+чат) — для общения в распределенной команде. Результаты групповых совещаний записывать кратким текстом и рассылать участникам по эл. почте.

Телефон/Skype (голос) — для коротких и важных переговоров.


Такая система позволит эффективно распределять время и получать информацию о прошлых контактах из любого места.

Комментариев нет: