Эффективная система?

Наконец-то я — владелец бизнеса. Всё продумано, бизнес-план составлен, фирма зарегистрирована, инвестиции получены, офис арендован, сотрудники набраны. Что продавать — есть, кому продавать — тоже есть. Теперь можно пить шампанское. А для того, чтобы пить только хорошее шампанское, посмотрим, как можно максимизировать прибыль :)

Среди множества показателей влияющих на прибыль, одним из важнейших я считаю эффективную работу команды.

Для того, чтобы получить хорошую команду мало иметь хорошего руководителя и хороших сотрудников, нужно ещё, чтобы они хорошо работали вместе.




Для организации успешной совместной работы используется ПО из разряда Groupware. Существует очень много подобных систем — платных и бесплатных, обладающих различной функциональностью, от крупных производителей, вроде IBM Lotus Notes, MS Outlook, и от менее известных компаний. Основной минус больших систем — дорого, основной минус бесплатных — отсутствие поддержки, как следствие — ненадёжность.

Давайте попробуем определить, что нам, как представителям небольших компаний, требуется от такой системы:

0. Наличие аккаунтов для каждого пользователя и удобного «админского» интерфейса для управления всей системой в целом.

1. Файловое хранилище. Система хранения документов на сервере с поддержкой папок, прав доступа и версий, чтоб не приходилось тратить время на поиск последнего отредактированного документа.

2. Электронная почта или интеграция с GMail. Согласитесь, это очень удобно, когда файлы из хранилища можно тут же отправить клиенту, а полученные документы — опубликовать для всей группы.

3. Веб-интерфейс. Один из важнейших критериев: это обеспечит совместимость с любыми платформами, а также возможность работы из дома или в поездках.

4. Календарь. В календаре можно отмечать как индивидуальные события, так и групповые с поддержкой уведомлений.

5. Система заданий или проектов. Возможность создавать проекты, делить их на этапы, добавлять пользователей и следить за выполнением.

6. И наконец, настраиваемый рабочий стол пользователя, на котором будет удобно скомпонована текущая информация и уведомления.

Это, пожалуй, основные и наиболее необходимые функции. Дополнительно можно также добавить форумы, конференции (в случае работы с распределённой командой), систему обмена быстрыми сообщениями и ещё много полезных вещей.


Итак, смотрите:

Клиент присылает свои пожелания. Заходим в систему. В два клика создаём проект, указываем сроки. Делим на подзадачи. Назначаем ответственных, в календаре у которых тут же появляются все ключевые даты, а на десктопе — уведомления с описанием нового проекта. Прикрепляем к проекту файлы. Оцениваем стоимость проекта и тут же получаем диаграмму Ганта (которая доступна только руководителю или всей команде) с распределением по финансам и трудовым ресурсам. Одну за другой выполняем задачи и отслеживаем общий ход выполнения проекта.
При том, что всё это можно проделать, сидя в аэропорту или в макдональдсе, например.

Такая система сводит к минимуму время, затрачиваемое на рутиные действия, позволяя максимально увеличить время для самой работы.

Если вас заинтересовала тема, дополнительно можно посмотреть список программ Groupware (англ.) и другой список со сравнением по разным критериям (англ.).

А какой системой пользуетесь вы? Об этом можно рассказать в комментариях.