Использование социальных сервисов для малого бизнеса

Сегодня у нас ещё один перевод по теме социальных СМИ! На этот раз мы обратились к статье зарубежных коллег по поводу использования социальных СМИ для малого бизнеса. Как выяснилось, работа с социальными сервисами может здорово помочь компании в построении своего имиджа, удержании покупателей и привлечении новых клиентов. При всём этом, в отличии от дорогостоящих маркетинговых компаний, использование социальных СМИ практически не требует затрат!

5 способов использования социальных СМИ для малого бизнеса

Одно из самых больших заблуждений по поводу онлайн-маркетинга — это то, что социальные СМИ можно использовать только для больших брендов. На самом деле, малый бизнес, который разумно использует социальные сервисы, может повысить лояльность потребителей и воспользоваться эффектом «сарафанного радио».

Вообще, социальные СМИ могут быть использованы практически любым бизнесом. Кафе, розничные магазины и даже фирмы, оказывающие профессиональные услуги, могут приобрести известность и доверие потребителей, улучшить свою репутацию. Используя социальные СМИ, компания делает себя более доступной, более привлекательной, поддерживает перспективные связи. Для малого бизнеса, ищущего рекомендации, социальные СМИ могут стать полезной штукой.

Вот пять способ извлечения выгоды для малых предприятий из этой новой формы маркетинга.

Зачем использовать социальные СМИ?
Чтобы лучше объяснить, зачем малым предприятиям использовать социальные СМИ, расскажу историю. Представьте, что вы на Диком Западе. В те дни, в городках был один большой магазин и владелец магазина знал всех жителей. А те доверяли ему и знали, что за товары они получают. Далее последовала эпоха индустриализации, эффективность затмила личные контакты. Это значит, что людям было всё равно, где покупать, лишь бы было дёшево.

Теперь всё изменилось. Покупатели снова ищут личных контактов с бизнесом. Такая потребность была подогрета появлением Интернета и возможностью находить всё, что нужно. Не последнюю роль сыграло и падение доверия к рекламе.

Мы снова достигли той точки, когда покупатель хочет знать владельца магазина и доверять ему. Малые предприятия должны (кроме желания вырасти в большие предприятия) фокусироваться на своих основных клиентах. Благодаря социальным СМИ мы можем легко устанавливать подобные отношения.

Шаг 1. Местные соцсети
Для местных компаний, торгующих «с витрины» сайты вроде Yelp могут оказать неоценимую помощь. Yelp позволяет компании создавать списки товаров со всей необходимой для потребителя информацией, вроде описаний, расписания работы магазинов и контактной информации, в то же время позволяя покупателям оценивать и комментировать компанию, её товары и услуги.

Покупатели используют социальные сервисы для поиска компаний и для принятия решений, ориентируясь на комментарии и отзывы других пользователей. Поскольку такие сайты ориентированы на определённую аудиторию (люди, готовые совершить покупку), то малые предприятия могут ощутить значительную пользу от местных соцсетей.

Шаг 2. Блог или «центр внимания»
Большинство предприятий, начинающих компанию по использованию социальных СМИ, фокусируются на сайтах вроде Facebook и Twitter. Они, таким образом, забывают связать свой сайт и социальные профили. Наш второй шаг — создание блога или «центра внимания». Мы прикладываем усилия, чтобы наладить контакты с потребителями на различных социальных сервисах, почему бы не сделать это и на своём сайте?

Ведение и развитие блога — задача, требующая много времени, но это позволяет привлекать пользователей на свой собственный сайт. А свой контент, такой как инструкции по применению и обзоры продуктов и рынков, будет поддерживать интерес пользователей.

Владельцам бизнеса, у которых нет времени, для регулярного ведения блога, можно посоветовать создать «связующую» страничку. На такой странице можно поместить ссылки на профили компании на различных социальных сайтах. Ещё можно написать небольшую информацию о компании или рассказать, почему и для чего вы используете каждый социальный сервис.

Очень важно привлекать пользователей на свой сайт. В этом поможет блог или «центр внимания». Ведь каждый пользователь — это потенциальный покупатель.

Шаг 3. Twitter
Twitter сейчас моден и популярен. Так чем же он может быть полезен? Всё просто: он позволяет поддерживать связь с покупателями в реальном времени. Через веб, через специальные приложения и даже через мобильный телефон. Сочетание достоинств продуктов и личного контакта между покупателем и компанией ведёт к более сильной приверженности потребителя и положительному эффекту «сарафанного радио».

Отличный пример — компания CoffeeGroundz. Это небольшое кафе в Хьюстоне, штат Техас. Автор их Твиттера — человек харизматичный и его преданность покупателям привлекают много внимания к компании. Будучи интересным и полезным, сообщество компании на Твиттере позволило удвоить число клиентов! (ссылка на статью про кафе на английском)

С помощью Твиттера, владельцы бизнеса могут мгновенно информировать своих клиентов. В сегодняшнем мире, где всё должно было быть сделано ещё вчера, это позволяет привлечь преданных покупателей.

Шаг 4. Страничка компании на Facebook
Ещё один крупный социальный сайт, с которым нужно работать — это Facebook. Создать страничку компании не трудно, но чтобы сделать страницу эффективной, надо знать несколько вещей.

Страница на Facebook позволяет «визуализировать» компанию и построить сообщество, по принципу похожее на Твиттер. Однако, в отличие от Твиттера, на Facebook можно добавлять намного больше разной информации.

Как минимум на странице компании следует обновлять статус-сообщение, чтобы информировать покупателей. Ещё можно добавлять купоны на скидку или флаеры, а можно поместить карту проезда к офису или магазину из Google Maps. Такого рода действия привлекают пользователей на страницу и дают возможность взаимодействовать с компанией.

Шаг 5. Собственная Wiki
Последний совет — создание собственной вики, которая работает по принципу «коллективного разума». Иными словами, сделайте так, чтобы одни покупатели делились информацией с другими.

Самый простой способ — создать вики для частых вопросов и ответов или базу знаний службы поддержки покупателей. Позвольте покупателям публично рассказать о возникших проблемах или задать вопросы через вики и так же публично дайте свой ответ. Несмотря на то, что рассказывать о проблемах может показаться не совсем верной стратегией, это очень эффективный способ удержать покупателей и получить новых клиентов.

Не держите покупателя за дурака. Он прекрасно понимает, что и у компаний бывают сбои и проблемы. Но он хочет видеть, что его вопросы не остаются без внимания. Также, с помощью публичной вики, пользователи смогут видеть, не была ли решена подобная проблема раньше — это позволит сэкономить время и вам, и покупателям.

С минимальной модерацией такая вики укрепит доверие покупателей к вашей компании и сделает работу службы поддержки более эффективной.

Автор: Samir Balwani
Оригинал статьи: Mashable
Перевод: Олег Поляков, «Центр eLearning»

Стратегия или тактика?

И опять начну с того, что пишут в книгах. Все пишут, что должна быть стратегия, как у большой компании, так и у маленькой. Но вот вопрос - сейчас, в условиях напряжения и неопределенности, если смысл делать долгосрочную стратегию компании? Ведь меняется все настолько быстро, что никакая, даже самая продуманная стратегия, этого учесть не сможет.

Чем можно заменить стратегию сейчас:
- Короткими интервалами стратегического планирования. То есть каждые три месяца, смотрим вперед, смотрим, что у нас есть сейчас и делаем план действий, который просматривается и который можно реализовать. Корректируем по мере происходящих изменений.
- Сценариями будущего. Я их называю ответом на вопрос "А что если...?". На сесть и попробовать продумать возможное развитие событий на ближайшее время. То есть нужно продумать, что будет, если событие наступит, или не наступит или наступит, но так, как вы предполагаете. В результате будете готовы ко всем событиям.
- Четкое планирование. Самая большая проблема отсутствия стратегического плана - это дизориентированность сотрудников в том, что им делать сейчас и в ближайшем будущем. Когда есть некоторый крупный план, то они понимают, хотя в бы целом, что им предстоит. То вот когда его нет, то вся работа падает как снег на голову. Тут стоит начать еженедельное планирование. То есть каждую неделю ставим задачи и проверяем прошлые. Тогда постепенно начинает просматриваться и план на ближайшее будущее и люди понимаю, что они должны делать. Для нас, руководителей, такая система позволяет оперативно контролировать происходящее, становится видно, где и что можно оптимизировать и сделать лучше.

Сейчас стратегический план может оказаться не добром, а скорее наоборот, потому чтобы удержать компанию сейчас нужно быть очень гибкими, а вот долгосрочная стратегия это не предусматривает.

Да, и еще для организации планирования работы компании сейчас стоит поискать какое-то недорогое программное решение, чтобы вы могли видеть сразу, что у вас происходит.

Распределенные системы в малом бизнесе - Максим Еременко

Что такое распределенные информационные системы? Очень приближенно можно сказать так: это такая ИТ структура компании, когда часть или все сервера (а возможно и другие составляющие, например софт или хранилища данных) находятся далеко друг от друга (в разных офисах, разных компаниях, даже разных странах) и при этом частично или полностью дублируют функции друг друга. Естественно в умных книжках можно найти на много более полные и правильные определения, но я ставлю целью разжевать и донести эти понятия до неспециалистов в области ИТ.
Итак, что дает такая организация ИТ инфраструктуры компании?
Естественно, снижение рисков потери данных, в том числе и в результате техногенных или природных катастроф.

Во-вторых, более высокий уровень доступа к таким ресурсам. Т. е. при отключении самих серверов или каналов связи (Интернет) остаются доступными дублирующие сервера. Да, это дает увеличение стоимости оборудования и каналов связи. Но для малого и среднего бизнеса можно использовать максимально дешеные сервера либо вообще арендовать их у сторонних компаний в том числе и в других странах.

И вот мы подошли к третьему пункту. При вынесении серверов за пределы юрисдикции РФ мы значительно снизим юридические риски. То есть, в случае "наезда" на бизнес (не важно со стороны кого), заказных проверок лицензионности и т. д. сервера оказываются не доступны для блокирования их работы. Кроме того, даже в случае закрытия офиса компании можно (пусть и не в полном объеме) продолжить бизнес силами лояльных сотрудников, которые точно так же как и из офиса могут продолжить работу из дома или откуда угодно еще. А в условиях "мирной" жизни есть возможность по той же схеме часть сотрудников разместить дома. Это даст не только экономию на аренде офисов, технике и т. п., но и увеличит гибкость бизнеса, а так же позволит задействовать людей, которые не могут работать полный рабочий день (декретчики, инвалиды, студенты и т. п.).

Коммуникации

Давайте посмотрим на эволюцию средств делового общения. Цепочка будет выглядеть примерно так:

Курьерская почта → Почтовая служба → Телефон и сотовая связь → Факс → Электронная почта → IM (быстрые сообщения) → VoIP и видеозвонки.

Казалось бы, каждая новая технология должна была заменять собой предыдущую, но очевидно, что курьерская почта и телефоны используются и по сей день.

В целом, все средства общения можно разделить на две группы:

Требуется мгновенный ответ	Мгновенный ответ не требуется
Телефон, IM (ICQ, Gtalk), VoIP (Skype)	Все виды почты, Факс

Телефон и VoIP

Основной плюс — мгновенность. Совершил звонок — получил ответ. А если на поиски ответа предстоит потратить время, то пользы от телефона мало. Часто, если звонят на мобильный, требуется записать информацию, а под рукой ничего нет. Стоит также отметить проблемы с передачей информации голосом, например интернет-адресов: думаю, всем знакомы фразы вроде «эс как доллар, цэ как русская эс» (на эту тему, кстати, есть забавный сайт). И ещё — телефонные звонки (при отсутствии специального оборудования) не оставляют следов, логов. То есть, то что мне четыре дня назад звонила Елена, я помню, а разговор во всех подробностях — уже нет. Однако, стоит отметить, что звонки по VoIP (например, Skype) будут дешевле обычной телефонной связи. А если речь идет о междугородних или международных звонках, то разница будет очень существенной. Это важно для нашей компании.

Очевидно, что зачастую телефон неэффективен. Как можно решить эту проблему?
Завести голосовой ящик, куда переадресовывать все неважные разговоры.

IM

Несомненно, мгновенные сообщения — полезная вещь. Однако и в этом случае, существуют такие проблемы, как разнообразие протоколов (Аська, Gtalk, Агент Маил.ру, MSN и т.д.), отсутствие нормального хранения логов и поиска по ним.

Решение существует.
Поставить Jabber. Он умеет хранить историю и контакты на сервере, поддерживает кучу сторонних протоколов.

Факс

Чтобы отправить факс обычно требуется:
1) подготовить документы (никаких скрепочек!)
2) позвонить и попросить принять факс, рассказать кому, про что и сколько листов
3) собственно отправить факс
4) перезвонить и узнать, все ли листы дошли в читаемом виде

Я убежден, что факс — это атавизм, вещь весьма бесполезная. Естественная ему замена — это электронная почта. Или сканер + электронная почта. Меня всегда удивляли недоверие к эл. почте и вера в юридическую силу документов присланных по факсу. Я поспрашивал знакомых юристов и узнал, что факсимильный документ может иметь юридическую силу только при взаимном соглашении сторон. То есть, данный вопрос следует заранее оговорить в договоре или доп. соглашении.

Эффективное решение:
не иметь факса.

Электронная почта

Итак, эл. почта, на мой взгляд, в общем остается лучшей системой для делового общения. Она сочетает в себе такие достоинства как практическая мгновенность, цитирование переписки, рассылка нескольким адресатам, предусматривает возможность ответа в свободное время и, наконец, позволяет передавать файлы.

Однако, стоит добавить, что не стоит один способ возводить в абсолют. Максимальную эффективность позволит получить комбинированное использование различных средств.


Итак, резюмируя все сказанное, могу предложить такую схему общения:

Электропочта — основная переписка, пересылка документов и файлов. Почту следует проверять каждые 15-30 минут. Столько же времени предполагать на ответ. Если ответ будет дан позже, об этом следует заранее предупредить кратким письмом. Плюс, использовать цитирование предыдущего разговора.

Skype (голос+чат) — для общения в распределенной команде. Результаты групповых совещаний записывать кратким текстом и рассылать участникам по эл. почте.

Телефон/Skype (голос) — для коротких и важных переговоров.

Такая система позволит эффективно распределять время и получать информацию о прошлых контактах из любого места.

Хороший e-mail - 4 совета

Сегодня электронная почта - это существенная часть нашей жизни. Я лично в день пишу не менее 20 писем. А сколько еще получаю..! И вот получаю-то как раз иногда очень удивительные экземпляры - там просто ничего не понятно - ни зачем писали, ни что мне с этим делать. И эти письма чаще всего остаются без ответа. А если мы сами такое письмо клиенту напишем? И он нас не поймет, не будет читать? Дальше я собрала 4 совета по написанию электронного письма так, чтобы на него отвечали:

1. Призывайте к действию. Единственное, что отличает письмо от романа - действие. Романом надо наслаждаться, в бизнесе нужно действовать.
Прежде чем отправлять письмо, спросите себя: "Мое письмо призывает что-то сделать? Если нет, то зачем я отправляю его?"

2. Пишите сразу самое главное. Очень часто мы пытаемся суть письма спрятать где-то в середине, между вступительной частью и заключением, два раза крупнее, чем сама основная мысль. Загадка и история опять эе хороши для романа, а вот для письма важна суть.
Прежде чем отправлять письмо, спросите себя: "Может ли адресат из названия и первой строчки письма понять, о чем это письмо? Если нет, то почему мне нужно, чтобы люди догадывались и читали дальше?"

3. Ничего не предполагайте. Если есть какие-то условия, при которых проект не будет успешным - пишите о них. Расскажите последовательно о ходе ваших размышлений. Не предполагайте, что кто-то что-то знает. И не рассчитывайте, что кто-то помнит все, что вы говорили.
Прежде чем отправлять письмо, спросите себя: "Полагаюсь ли я на то, что адресат знает или на то, что я предполагаю, что он знает? Я что-то случайно спрятала от читателя? Если так, почему я хочу рассказывать об этом позже?"

4. Думайте. Как часто вы получаете письма, в конце которых фраза "Что вы думаете по этому поводу?", а вместе с этим вам отправлена цепочка сообщений о чем-то. Это автор письма нам говорит "Я не считаю нужным объяснять вам, на какую тему вам стоит подумать". Когда вы пишите письмо, убедитесь в том, что вы объяснили читателю, что вы от него хотите и над чем он должен думать.
Прежде чем отправлять письмо, спросите себя: "Мое письмо говорит о моем мнении и дает читателям возможность ответить на него? Если нет, то зачем я хочу, чтобы читатели читали мои мысли?"

Да, и еще - в письме должна быть только одна мысль, действие, идея. Потому что, если вы напишите 2, то среагируют только на одну. Не знаю почему, но все время так происходит.

ИТ для малого бизнеса

Максим Еременко, мой коллега по Профессионалам, написал гостевой пост про Информационные технологии в малом бизнесе. Мне очень понравилось, надеюсь, что вам тоже будет интересно.

За последние годы я видел десятки компаний Среднего и Малого Бизнеса (СМБ). И могу сделать один вывод - не достаточное внимание к ИТ инфраструктуре компании на старте выливается через некоторое время в довольно серьезные проблемы, от торможения роста до приостановки деятельности компании. Естественно я говорю не об IT-компаниях.

Причины такого положения дел вполне понятны - на старте просто не кому это все продумывать и предусматривать. При офисе в 5 рабочих мест (условно) нецелесообразно держать штатного системного администратора, чаще всего используют одноразовые консультации у родственников-друзей-знакомых, и то по факту появления каких то проблемм.

Итак, какие ИТ системы чаще всего требуются на первых этапах развития компании СМБ? И как с минимальными затратами (либо без оных) обеспечить их использование?
1. Электронная почта - основной канал связи на сегодняшний день. В качестве почтового сервера проще всего (и к тому же бесплатно) можно использовать сервис gmail.com от Google. Для компаний, у которых до 50 почтовых ящиков, использование сервиса бесплатное. Большое преимущество - у Gmail один из лучших антиспам-фильтров. Еще одно преимущество - возможность доступа к электроннной почте откуда угодно, от офисного компьютера до мобильного телефона или коммуникатора.

2. Бухгалтерия - к огромному сожалению реальных альтернатив 1С пока в России нет. Так что минимум один компьютер с Windows понадобится. Ну и соответственно лицензия на сам 1С.

3. Документооборот (Системы Электронного Документооборота) - в самом просто варианте можно использовать возможности все того же сервиса Gmail, где есть и средства коллективной работы, и возможзность хранить все документы компании в одном месте. Если нужны более продвинутые системы, то можно использовать открытые решения Alfresco или Nuxeo, которые позволят не просто разделить права доступа к документам и обеспечить хранение всех версий документа, но и сделать настоящий электронный документооборот (т. е. внутри компании не нужно будет бегать с бумажками на подпись, все эти процедуры можно автоматизировать). В результате занчительно сокращается время на поиск различных документов, а так же затраты времени на согласования и денег на бумагу и принтеры.

4. Офисные пакеты - чаще всего используют Microsoft Office. В большинстве случаев пиратский (я не беру старт-апы с достаточным бюджетом для покупки на каждое рабочее место программ на 15-30 тыс. руб.). Ну буду читать лекции про пиратсво и юридические риски с ним связанные. В большинстве случаев вполне достаточно использовать открытый офисный пакет OpenOffice.org. Большой плюс изначального использования такого решения - на первых порах все сотрудники будут работать на том, что есть. А вот потом если Вы попробуете внедрить открытые решения вместо пиратских - Вас ждет тяжелое противостояние со "старыми" сотрудниками" (неоднократно наблюдал такие ситуации).

5. CRM и/или ERP системы - далеко не все понимают их необходимость, особенно на этапе старт-апа. Так что пока отложим эту тему до более "зрелых" времен, хотя и тут есть варианты открытых систем.

Подведем итог: далеко не всегда продуманная и "лицензионно" чистая информационная система предприятия обязательно должна быть дорогой. Причем зачастую открытые решения дают больший функционал, чем их платные аналоги. Кроме того, использовав, например, вышеперечисленные решения, Вы не только экономите бюджет (это тема для отдельной статьи, так как при грамотном проектировании ИТ инфраструктуры можно экономить даже на аренде помещений) и снижаете юридические риски, но и закладываете прочный фундамент для дальнейшего развития компании.

Бизнес в кризис - плыть или не плыть?

С одной стороны все говорят, что сейчас очень трудно малым компаниям, что многие погибают. С другой стороны видно, что есть и новые возможности. Стоит ли сейчас начинать проект?

Начну с того, что если кто-то знает, когда кризис закончится - скажите, мы заморозим пару проектов и подождем. Но вот только боюсь, что никто ничего толкового скажет, потому как это явление непредсказуемое. Сидеть и ждать, что будет лучше - потерять идею, желание и быть не только не первым, но и не вторым и не третьим. Скорее всего, вообще не быть.

USA Today пишет, что сейчас слабеют конкуренты, клиенты ищут более дешевые решения, а большие компании часто отказываются от небольших клиентов, которые могут стать вашими клиентами. И поэтому именно сейчас стоит стать более дешевой и качественной альтернативой, стать аутсорсерами для большой компании, делать что-то новое, а самое главное - сейчас стоит стать агрессивными и показывать себя.

Business Week пишет, что сейчас проще искать хороших сотрудников, меньше ожидания по оплате. Ещи они пишут про снижение цен на рекламу (есть такое, потому что даже контекстная реклама в Google стала дешевле и они объявили акцию пробной рекламы на 1500 рублей за их счет).

Какие есть "против" организации бизнеса в кризис? - трудно найти финансирование (но в тоже время есть и идеи того, как сделать бизнес без вложений); - трудности поиска клиентов (это действительно самое трудное) - и сколько потому, что нет денег, сколько потому, что всем страшно, все боятся чего-то нового и стараются тихо сидеть и просто переждать.

Кроме газетных "за", есть и другие: - Если вас, не дай бог, сократили и нет возможности найти работу, то стоит попробовать заняться любимым делом, например, попробовать превратить хобби в деньги. - Сейчас все можно найти дешевле - не только людей, но и оборудование, ПО и все прочее. Да, в магазинах цены растут, но те, кто не выдержал удара, продают свои активы и делают это дешевле, чем магазины и прочие поставщики. - Многие продают свой бизнес, потому что не хотят бороться, а если у вас есть идея для развития, то можно купить что-то готовое и сделать конфетку. - Если ваш бизнес поможет кому-то сэкономить, то точно стоит начинать.

Кстати, если посмотреть истории успеха, то многие миллионеры сделали бизнес именно в депрессию.

И еще нужно обязательно помнить, что бизнес на 70% состоит из удачи и нужно просто рискнуть. А условия сейчас подходящие.

Эффективная система?

Наконец-то я — владелец бизнеса. Всё продумано, бизнес-план составлен, фирма зарегистрирована, инвестиции получены, офис арендован, сотрудники набраны. Что продавать — есть, кому продавать — тоже есть. Теперь можно пить шампанское. А для того, чтобы пить только хорошее шампанское, посмотрим, как можно максимизировать прибыль :)

Среди множества показателей влияющих на прибыль, одним из важнейших я считаю эффективную работу команды.

Для того, чтобы получить хорошую команду мало иметь хорошего руководителя и хороших сотрудников, нужно ещё, чтобы они хорошо работали вместе.




Для организации успешной совместной работы используется ПО из разряда Groupware. Существует очень много подобных систем — платных и бесплатных, обладающих различной функциональностью, от крупных производителей, вроде IBM Lotus Notes, MS Outlook, и от менее известных компаний. Основной минус больших систем — дорого, основной минус бесплатных — отсутствие поддержки, как следствие — ненадёжность.

Давайте попробуем определить, что нам, как представителям небольших компаний, требуется от такой системы:

0. Наличие аккаунтов для каждого пользователя и удобного «админского» интерфейса для управления всей системой в целом.

1. Файловое хранилище. Система хранения документов на сервере с поддержкой папок, прав доступа и версий, чтоб не приходилось тратить время на поиск последнего отредактированного документа.

2. Электронная почта или интеграция с GMail. Согласитесь, это очень удобно, когда файлы из хранилища можно тут же отправить клиенту, а полученные документы — опубликовать для всей группы.

3. Веб-интерфейс. Один из важнейших критериев: это обеспечит совместимость с любыми платформами, а также возможность работы из дома или в поездках.

4. Календарь. В календаре можно отмечать как индивидуальные события, так и групповые с поддержкой уведомлений.

5. Система заданий или проектов. Возможность создавать проекты, делить их на этапы, добавлять пользователей и следить за выполнением.

6. И наконец, настраиваемый рабочий стол пользователя, на котором будет удобно скомпонована текущая информация и уведомления.

Это, пожалуй, основные и наиболее необходимые функции. Дополнительно можно также добавить форумы, конференции (в случае работы с распределённой командой), систему обмена быстрыми сообщениями и ещё много полезных вещей.


Итак, смотрите:

Клиент присылает свои пожелания. Заходим в систему. В два клика создаём проект, указываем сроки. Делим на подзадачи. Назначаем ответственных, в календаре у которых тут же появляются все ключевые даты, а на десктопе — уведомления с описанием нового проекта. Прикрепляем к проекту файлы. Оцениваем стоимость проекта и тут же получаем диаграмму Ганта (которая доступна только руководителю или всей команде) с распределением по финансам и трудовым ресурсам. Одну за другой выполняем задачи и отслеживаем общий ход выполнения проекта.
При том, что всё это можно проделать, сидя в аэропорту или в макдональдсе, например.

Такая система сводит к минимуму время, затрачиваемое на рутиные действия, позволяя максимально увеличить время для самой работы.

Если вас заинтересовала тема, дополнительно можно посмотреть список программ Groupware (англ.) и другой список со сравнением по разным критериям (англ.).

А какой системой пользуетесь вы? Об этом можно рассказать в комментариях.

Управлять бизнесом!

Привет всем читателям.
Я хочу написать пару вещей об управлении.

Что вообще такое — управление?

Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (очень советую, если ещё не читали) разделяет управление на лидерство (определение путей развития компании, направлений работы и проч., то есть управление в глобальном смысле) и управление (управление текущими делами и проектами). Оба этих направления безусловно важны. Не менее важно также соблюдать баланс между ними. Погрязнув в текущих делах легко не увидеть направление движения рынка, возможных новых клиентов, новых продуктов и услуг от наших конкурентов. Аналогично, постоянно смотря на дело «с высоты птичьего полёта», можно не заметить внутренних проблем нашей компании. Часто стартап начинает группа людей. В таком случае лучше заранее договориться и распределить роли. То же самое относится и к малому бизнесу.

Тему лидерства мы ещё затронем, а сейчас поговорим об управлении.

Итак, мы — самый настоящий Project manager. Каковы наши функции? Необходимо оптимально разбить задачу или проект на подзадачи, определить ключевые подзадачи, обеспечить выполнение и контроль для всех задач.


Я — Сергей Брин. У меня есть команда из четырёх человек и я хочу сделать почтовую службу GMail.

Я определяю, что необходимо сделать:
1. Купить сервер
2. Настроить его
3. Подключить сервер к интернету
4. Создать макеты всех страниц
5. Написать код
6. Добавить «фичи»
7. Поставить всё на сервер
8. Провести отладку и тестирование
9. Запустить рекламную компанию (рекламу я начну, когда закончу писать код, то есть, буду уверен в завершении проекта).

Какие задачи для моего проекта являются ключевыми? Ключевые задачи — это те, задержка или сдвиг которых, приведёт к изменению сроков всего проекта. Нельзя настроить сервер, не купив его, нельзя подключить сервер, не настроив его и так далее. Таким образом, задержав покупку, задержим и момент получения настроенного сервера. Однако вместе с покупкой и настройкой сервера вполне можно начать рисовать макеты, а затем и писать код. Но написанный код нельзя будет поставить, если к тому времени мы ещё не подключили сервер.

Очень хорошо всё это видно на диаграмме Ганта. Гант — американский инженер-промышленник (почти как Джон Галт (Голт) из одной книги :) ).

Он предложил планировать работы следующим образом:
1. Определяем общий срок проекта — в моём случае это будет месяц — и срок выполнения каждой подзадачи
2. Определяем предков и потомков для каждой задачи
3. Строим диаграмму, которая для моего проекта примет вид:


Всё просто: сверху дни, слева задачи.

Что всё это даст мне и моей команде? Очень хорошую наглядность. Оказывается, покупка сервера хоть и связана с настройкой и подключением, но вовсе не является обязательной в начале проекта и может быть сдвинута на срок до 8 дней. А вот если на этапе написания кода произойдёт задержка в один день, это обязательно отразится на всём проекте. Диаграмму можно улучшить: проставить в ячейки стоимость дня каждой подзадачи, а потом построить график наличия необходимых средств на каждый конкретный день. Это полезно если инвестор, скажем, решил переводить нам средства по частям. Таким же образом можно оценивать и трудоёмкость задач.

Такие диаграммы можно строить на бумажке, в MS Excel, в MS Project или в другом специализированном софте.


Итак, мы разбили и спланировали задачу. Следующий этап — обеспечить выполнение и контроль. Здесь часто всё зависит от конкретной ситуации, но всегда есть общие рекомендации.

Как действую я в своём проекте GMail:
1. Обеспечить сотрудникам свободный режим в пределах установленного времени
2. Ежедневные собрания ни к чему: коллектив небольшой, и все в курсе ситуации, достаточно проводить краткие собрания раз в 3-4 дня для обмена мнениями и определения потенциальных проблем. Некоторые из сотрудников могут работать удалённо (например, в моём случае, человеку, покупающему сервер вовсе не обязательно сидеть рядом с программистами, в таком случае надо продумать и организовать коммуникации. Чтобы сэкономить на телефоне, можно использовать Skype или другие программы обмена сообщениями
3. Купить доску с маркерами. Как показывает опыт, компьютерное планирование — хорошо, но ещё лучше, когда можно быстро нарисовать схему или записать новую идею и она всегда будет у команды перед глазами
4. Требовать ежедневный краткий отчёт о том, что реально было сделано за прошедший день. Казалось бы: все работают вместе и всегда можно переговорить, однако это хорошо дисциплинирует и помогает оценить общее продвижение проекта
5. Продумать и обеспечить документооборот, чтобы избежать траты времени на поиск последней версии среди файлов Макет.doc, Макет1.doc, Макет_обновлен.doc, Макет_самый последний.doc, Макет1_улучшенный.doc, Макет_финальный.doc, Макет_обновлен_последний.doc
6. Очень хорошо для организации работы подходят интегрированные системы, вроде MS Outlook, где есть календарь, обмен файлами, почта, добавление задач, уведомления. Поскольку аутлук стоит денег, то для нас лучше воспользоваться GMail или другими подобными веб-сервисами, которые либо бесплатны, либо стоят не очень много, при этом ничем не уступают по функциональности и обеспечивая доступ из любого места без дополнительных настроек и софта. На первый взгляд это может показаться несущественным, однако позволяет сэкономить много времени, и по мере роста нашей компании, будет становиться только важнее.


Также стоит помнить о такой вещи как мотивация. Даже если мы набрали команду людей «с горящими глазами», мы знаем, что любой огонь гаснет, если его не поддерживать. О мотивации сотрудников написано множество книг, существует куча тренингов и практик, и если мы хотим добиться успеха с нашей командой, нам просто необходимо иметь представление об этом.

Получился довольно длинный пост, который можно выразить в формуле

Результат = Планирование + (Выполнение + (Контроль + Мотивация))

Есть чем поделиться? Пишите в комментариях!

Продаем слона

Большинство владельцев компаний надолго запоминают свою первую встречу и первое выступление с презентацией о продукте. Особенно, если до этого у вас не было много опыта выступлений, то адреналин гарантирован. Самое главное - нужно заинтересовать аудиторию. Потом все уже будет значительно проще. А самое страшное работать с маленькой аудиторией, когда перед вами всего 2-4 человека. Когда народу много, нет-нет, да будет кто-то, кто одобрительно покивает головой, а вот на личной продаже такого не будет, потому что чаще всего перед вами люди сидят и думают: "Так, сейчас придется час сидеть и слушать про очередную ерунду. И зачем я только согласился на встречу". Ну, может я и утрирую, но мы очень часто продаем тем, кому до встречи с нами наш продукт не только не был нужен, но они про него просто не знали.

Итак, что может поможет в такой ситуации? Как сделать презентацию, которая продаст?
1. Сразу начинайте с основной мысли, после которой дайте людям что-то, что можно унести с собой. Например, парочку полезных советов. Для всех последующих мыслей выделите по одному слайду, где детально все распишите.
2. Растопите лед в первые минуты встречи - пусть это будет шутка, красивая картинка. У меня однажды был случай, когда в процессе подготовки презентации я нашла красивую картинку с видом на горы (я очень люблю горы), и я ее поставила на слайл сразу после названия. Люди, с которыми я встречалась были сложными, но когда я им сказала, что нашла с утра картинку и мне захотелось всем ее показать, все очень заулыбались, и обстановка наладилась.
3. Всегда помните старую-престарую аксиому, которая точно работает: Сначала скажите людям о том, что вы им хотите рассказать, потом расскажите то, что хотите рассказать, потом скажите о том, что вы им только что рассказали.
4. Не читайте то, что написано у вас на слайде. Просто вспомните, свою реакцию, когда вам на конференции что-то читают вслух.
5. Если есть возможность, вовлекайте зал. Если это первая продажа, то хотя бы спросите вначале, что вообще люди про эту тему думают. Делайте небольшие сессии "Вопрос-ответ" в середине своего выступления.
6. Будьте доступны. Не стойте столбом около экрана, не сидите на стуле - докладчик должен двигаться. привлекать внимание и быть актером. Все мои неудачные выступления были сделаны сидя или с высокой закрытой трибуны.
7. Делайте паузы, чтобы сделать ударение на содержании. Нужно научиться не бояться 2-3 секундной тишины.
8. Добивайтесь зрительного контакта, но только на пару секунд с каждым человеком.
9. Делайте открытые, ладонями вверх, движения руками. Жестикулируйте, это хорошо помогает усвоению материала.
10. Создайте единую картину из себя, мебели вокруг и экрана с презентацией. Старайтесь не ходить мимо экрана, ничего не загораживать.

Никто не родился с даром говорить на публике и продавать. Более того, есть люди, которые отлично говорят по телефону, продают и устанавливают связи, но выступить не могут. Это должно приходить с опытом. И более того, у вас должен появиться свой стиль презентации. Если хотите, чтобы он проявился быстро, то стоит смотреть выступления великих ораторов, искать то, что вам понравилось и повторять.

Вижу цель!

Что-то я давно ничего не писала. Мои извинения - последние дни выдались совсем напряженные, нет времени сесть и подумать, потом написать самые интересные мысли. Наконец-то, воскресенье вечер, спокойная и немного отдохнувшая и есть возможность поразмыслить. И первое же соображение - что может мотивировать в таком безумном ритме? Все, так называемые, внешние мотиваторы тут не работают, потому что 10 раз на день про деньги думать не станешь, про возможности куда-то ходить (особенно, когда времени даже на обед не хватает) тоже вряд ли... Опыт показывает, что в такой ситуации стоит задуматься от целях, простых и краткосрочных. Какими должны быть цели:
1. Начнем с того, что они должны быть прозрачными и понятными. "На этой неделе я сделаю отчет по проекту АВС". То есть точка, в которую вам нужно попасть, должна быть вам видна и вы должны знать, как именно попасть в эту точку.
2. Достижение поставленных целей нужно отмечать. Это может быть не публичным, а приватным праздником. Я, к примеру, очень много сил трачу на составление очередного коммерческого проекта, и когда заканчиваю - отмечаю шоколадкой и кофе. А какие-то крупные достижения стоит разделять с семьей, например, окончание проекта, или завоевание нового клиента.
3. Старт некого начинания тоже важный момент. Если вы начинаете проект с плохим настроением, то вероятнее всего, что каждый раз, когда вы будете приступать к работе по нему, у вас будет портиться настроение. Поэтому если дело важное для вас - начните его с положительных эмоций.
4. Не стоит ставить перед собой слишком нного целей. Иначе у вас получится, что вы постоянно будете думать о том, как много вам еще надо сделать, и это будет вас тормозить. Пусть с утра будет только одна задача. К слову сказать, когда планирую слишком нного задач, особенно если делаю это с вечера, то по ночам не могу спать, потому что боюсь, что все не успею. Если же я на утро ставлю себе одну задачу, то все отлично.
5. Обсуждение успеха делает его более значимым. Никогда не обращали внимание, что команда вернувшаяся из похода не сколько рассказывает окружающим о своих приключениях, сколько между собой обсуждает, как сложно и опасно это было. Потому что обсудив свои успехи с теми, кто понимает сложность и важности достигнутого, вы еще раз ощутите значимость своих результатов.
6. И, едва ли не самое главное, нужно научится любить процесс достижения цели. Представьте себе, что вы едете на велосипеде и поставили себе цель доехать до поселка Кукушкино. В начале вы постоянно думаете о цели, но если отвлечься, попробовать почувствовать ритм своих движений, то вам понравится сам процесс, и вы будете получать от него удовольствие.

По своему опыту знаю, что особенно при работе на себя важно постоянно ставить перед собой достижимые цели, результат которых вы увидите. Иначе начинается агония "я ничего не делаю" и "я мало работаю", а это уже полностью из ритма выбивает.

Экономика старт-апа или как эффективно использовать средства на развитие бизнеса

Как и куда вложить деньги для развития вашего проекта вы, скорее всего, очень хорошо понимаете. А вот начем можно с экономить? Первое, что приходит в голову - не снимать помещение, покупать дешевое оборудование и все в таком роде. Но, как говорят англичане, мы не настолько богаты, чтобы покупать дешевые вещи. Плохие компьютеры выходят из строя и мы тратим время на их ремонт. Работа из дома может ограничить совместное творчество и возможности совместной работы. На чем же можно сэкономить, чтобы правильно вложить имеющиеся средства и не растрачивать на мелочи?

1. Если ваш бизнес тесно связан с ИТ - купите всем вторые мониторы. Это экономит примерно 30 минут в день, то есть почти 100 часов в год. Умножте на стоимость часа, умножте на три года... При стоимости монитора 200-500 долларов, вы получаете 10кратный возврат инвестиций и счастливую команду.

2. Закажите ланчи в офис. Поход на ланч даже в самое ближнее кафе как минимум на 30 минут дольше, чем еда в офисе. А во время совместного ланча можно провести и рабочее совещание. В условиях ограничений времени для реализации проекта, 30 сэкономленных минут могут быть очень ценны.

3. Покупайте дешевые столы и дорогие стулья. Столы редко ломаются и не имеют большого значения, а дешевые стулься не только быстро теряют свои колеса, но вредят спине сотрудников. В любом случае, на столе стоит сэкономить.

4. Не покупайте телефонную станцию. Мобильных телефонов и хорошего корпоративного тарифа вполне достаточно, станцией в полном объеме вы вряд ли будете пользоваться.

5. Если у вас в офисе есть лишние места - сдайте их. За каждый стол можно получить от 8000 до 15000 рублей в месяц.

6. Не покупайте лицензионный MS Office для всех - это дорого и всем он не нужен. Тем, кто им постоянно не пользуется, достаточно открытых офисных продуктов.

7. Разместите свою корпоративную почту на Google - это можно сделать бесплатно, а по качеству ничем не уступает платным сервисам.

8. Используйте аутсорсинг бухгалтерии и юристов. Хороший штатный бухгалтер стоит не менее 30 000 рублей в месяц, а компания, которая будет вас обслуживать за ту же работу возьмет 10 000 - 20 000 рублей.

9. Не берите на работу людей, которые не болеют работать, не готовы работать днем и ночью и не живут вашей идеей. Таких можно взять потом, когда работа будет спокойной и размеренной.

10. Если кто-то готов работать вечером или в выходные дома, обеспечте интернетом или оборудованием. Вы получите от 1,5 до 3 часов в день дополнительного рабочего времени.

11. Купите хорошую кофе машину и держите в холодильнике напитки. Поход за чашкой кофе или банкой воду - занимает 10-20 минут. И потом это просто приятно для вашей команды.

12. Разрешите людям работать по личному графику, чтобы они могли не тратить много времени на трафик.

13. У каждого поставщика чего-либо, с которым вы работаете больше 9 месяцев, регулярно просите скидку. Скидку для постоянного клиента делают все, а для вас это экономия.

14. PR консультант всегда дешевле штатного PRщика.

15. Ищите подрядчиков в регионах - можно сэкономить половину на ряде работ.

Если у кого-то есть еще идеи, на чем можно экономить - давайте собирать!

Вы и ваша компания - что нужно владельцу малого бизнеса?

Владельцу и управляющему небольшой компании лучше всего иметь не 2 руки, а хотя бы 4. Помощников мало, замов тоже, а вот дел - столько же сколько у владельца крупной компании с кучей людей, которым можно (и нужно) делегировать. И самое главное - нельзя думать, что не все, что нужно крупной компании, нужно компании молодой и небольшой. Есть вещи, без которых не возможно дальнейшее развитие компании. То есть как-то существовать сегодня можно, а вот дальше развиваться уже никак.

Что нужно владельцу малого бизнеса? Не все позиции масштабные, но тем не менее... 7 раз отмерь, 1 отрежь.

1. Время - для составления детальных маркетинговых планов и планов развития компании, а также для описания процессов компании, инструкций и всего прочего. Эти задачи стоит включить в рабочий график.

2. Совет в области маркетинга и продвижения - не смотря на то, что все маркетинговые ходы и действия кажутся очень простыми и понятными, есть люди, которые этим занимаются профессионально. По своему опыту знаю, что свои идеи хорошие, но если их совместить с идеями специалистов - получается конфетка. Некоторые ходы мне даже в голову не приходили.

3. Внешний взгляд на компетентции вашего бизнеса - некоторые вещи не видны изнутри. Поэтому стоит кому-то рассказать о том, что у вас и как, и послушать реакцию.

4. Мнение клиента о ценности ваших услуг или продуктов. Нужно найти кого-то, кто регулярно сможет смотреть "клиентскими" глазами на ваш бизнес и говорить, что нужно улучшить, добавить и т.д.

5. Маркетинговый план - только владелец и первое лицо компании может правильно задать направление для развития компании и правильно передать знания тем, кто будет продавать, продвигать, развивать. Пусть кто-то и поможет его сделать, но финальная редакция - всегда за владельцем.

6. План развития - развитие без плана невозможно! А если ваш бизнес не развивается, теряются конкурентные преимущества. План развития должен быть масштабным и амбициозным. В нем должно быть описано все, в том числе то, в чем вы сомневаетесь.

И последняя 7-ой пункт (чтобы все было как по нотам) - нужно действовать резко и не бояться принимать новые и смелые идеи - именно они потом в самые трудные времена помогают нам удержаться на плаву и продолжать путешествие!